Informativa sulla privacy per le attività relative all’“High Level Forum for Sustainable Building Renovation”, ai sensi dell’articolo 13 Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

Con la presente informativa, il Titolare del trattamento, come di seguito definito, desidera informarla sulle finalità e modalità del trattamento dei suoi dati personali e sui diritti che il Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) le riconosce (“Informativa”).

1. Chi è il Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è il Consorzio ABI Lab, Centro di Ricerca e Innovazione per la Banca, Piazza del Gesù, 49 – 00186 ROMA, indirizzo e-mail info@abilab.it (“Titolare” o “Consorzio”). 
Il Titolare potrà essere contattato per l’esercizio dei suoi diritti, nonché per ricevere qualsiasi informazione in merito al trattamento dei suoi dati personali e/o alla presente Informativa, scrivendo a dpo@abilab.it.  

2. Responsabile della protezione dei dati

Il Titolare ha designato un responsabile della protezione dei dati (“Data Protection Officer” o “DPO”).
Il DPO può essere contattato via posta elettronica a dpo@abilab.it.

3. Quali dati personali trattiamo

Per le finalità indicate nella presente Informativa e nel contesto delle attività propedeutiche (es. rilevazioni, interviste, ecc.) all’organizzazione e alla sua partecipazione all’ “High Level Forum for Sustainable Building Renovation” (che costituisce un tavolo di lavoro nell’ambito del quale sono confluite le iniziative del “Tavolo tecnico per favorire la riqualificazione energetica e la messa in sicurezza degli Immobili” coordinato dall’Associazione Bancaria Italiana e delle “Tavole Rotonde Nazionali” del progetto GREENROAD finanziato dalla Commissione Europea) (di seguito, il “Forum”), il Titolare tratterà i seguenti dati personali a lei riferibili: (i) dati anagrafici (i.e., nome e cognome); (ii) azienda di appartenenza; (iii) e-mail aziendale; (iv) ruolo ricoperto; (v) altri dati di contatto (i.e., indirizzo dell’azienda di appartenenza, numero di telefono) (i “Dati”).

4. Finalità del trattamento, relative basi giuridiche e conferimento dei Dati

4.1 - Gestione della sua partecipazione al Forum e dei relativi adempimenti amministrativi

Nel caso in cui lei partecipasse ad attività propedeutiche (es. rilevazioni, interviste, ecc.) o richiedesse di prendere parte alle riunioni del Forum, i Dati da lei forniti saranno trattati al fine di gestire gli adempimenti organizzativi e amministrativi connessi con la sua partecipazione a detti incontri e attività.
La base giuridica del trattamento consiste nella necessità per il Titolare di gestire e dare seguito alla sua richiesta di partecipazione ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.
Il conferimento dei Dati è facoltativo; tuttavia, l’eventuale rifiuto di conferire tutti o alcuni dei Dati potrebbe comportare l’impossibilità per il Titolare di dare seguito alla sua richiesta di partecipazione.

4.2 - Adempimento di obblighi di legge (ivi inclusi l’assolvimento di eventuali obblighi di rendicontazione)

Il Titolare potrebbe trattare i Dati, ove ciò fosse necessario, per adempiere ad obblighi di legge e di regolamento sullo stesso gravanti ovvero per dare seguito a disposizioni di pubbliche autorità.
Il relativo trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.
Il conferimento dei Dati per la presente finalità è obbligatorio. In caso di mancato conferimento, il Titolare non potrà garantire la sua partecipazione al Forum né alle eventuali attività preliminari o comunque connesse (e.g., rilevazioni o interviste).

4.3 - Invio da parte del Titolare di comunicazioni e newsletter relative a riunioni del Forum, ad altri eventi e/o a materiale promozionale su prodotti e/o servizi info-formativi ed editoriali del Titolare

Il Titolare potrà inviarle via posta o via e-mail informazioni, newsletter e/o altro materiale promozionale relativo al Forum ovvero su tematiche ad esso affini, nonché informazioni, inviti o newsletter periodiche relative ad altri eventi o iniziative organizzati e/o gestiti dal Titolare e, in genere, materiale promozionale su attività, prodotti e/o servizi info-formativi ed editoriali del Titolare afferenti a temi analoghi a quelli affrontati nel corso delle riunioni del Forum.
La base giuridica del trattamento consiste nel legittimo interesse del Titolare a tenerla informata in merito alle riunioni del Forum organizzate dal Consorzio, nonché sugli eventi, le attività, i prodotti e/o servizi del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.
Il conferimento dei Dati per la presente finalità è facoltativo. In caso di mancato conferimento, il Titolare non potrà inviarle informazioni promozionali relative al Forum o ad altri eventi, nonché inviti a prendere parte ad iniziative/attività, newsletter, materiale promozionale su prodotti e/o servizi info-formativi ed editoriali del Titolare.
In ogni caso, con riferimento alla presente finalità, lei potrà manifestare in ogni momento il suo diritto di opposizione al trattamento scrivendo ai recapiti indicati nei paragrafi 1 e 2 della presente Informativa ovvero, ove applicabile, cliccando nell’apposito link che troverà inserito in calce alle newsletter o alle comunicazioni elettroniche che riceverà dal Titolare.
Al riguardo, la informiamo che il Titolare si impegna a gestire ed evadere tutte le richieste degli interessati - ivi inclusa l’eventuale opposizione al trattamento - con la massima rapidità ed efficienza e, comunque, entro le tempistiche previste dalla normativa in materia di protezione dei dati personali. Tuttavia, a causa di alcuni inevitabili tempi tecnici, non possiamo escludere in modo assoluto che, nei giorni immediatamente successivi alla eventuale opposizione, che lei possa ricevere comunicazioni il cui invio era stato programmato e/o affidato al corriere o al provider di servizi precedentemente alla sua richiesta.

4.4 - Esecuzione di analisi statistiche

Il Titolare potrebbe trattare le informazioni raccolte al fine dello svolgimento di analisi statistiche o studi relativi alle proprie attività e al Forum.
In tale contesto, le informazioni sono generalmente conservate in modo anonimizzato e trattate in formato aggregato. Solitamente, pertanto, tali attività non comportano un trattamento di dati, intesi come informazioni a lei riconducibili in quanto soggetto identificabile.
Qualora invece fossero trattati dei Dati, il Titolare implementerà adeguate misure di sicurezza (quali, a titolo esemplificativo, la pseudonimizzazione). In tal caso, il trattamento sarà effettuato sulla base del legittimo interesse del Titolare.

5. Periodo di conservazione dei Dati

5.1.       Per le finalità di cui ai precedenti punti 4.1 e 4.2, i Dati saranno trattati per la durata dell’evento o dell’iniziativa ad esso connessa e, successivamente, saranno conservati per 10 anni, in linea con il periodo previsto dalla normativa applicabile. Tuttavia, qualora intervenga una sua contestazione o specifica richiesta di cancellazione dei Dati che il Titolare sia in condizione di accogliere, i Dati verranno conservati almeno sino alla definizione di tale contestazione ovvero allo scadere del termine di prescrizione ad essa applicabile. Resta in ogni caso fatta salva l’eventuale ulteriore conservazione necessaria per rispettare gli obblighi di rendicontazione gravanti sul Titolare o, se del caso, per tutelare i diritti e gli interessi del Titolare.

5.2.       Per la finalità di cui al punto 4.3, i Dati saranno conservati per un periodo di 2 anni decorrenti dal termine dell’ultima riunione del Forum o iniziativa a cui lei ha preso parte o verso la quale lei ha mostrato interesse, fatto salvo il suo diritto di opporsi al trattamento in qualsiasi momento.

5.3.      Per la finalità di cui al punto 4.4, fermo restando che le attività di analisi, ricerca e studio saranno di norma condotte su dati anonimizzati e/o aggregati, i suoi Dati - ove oggetto di trattamento - saranno trattati per il tempo necessario a porre in essere le attività di analisi fino ad un massimo di 2 anni, salvo esercizio del diritto di opposizione al trattamento.

6. Con quali modalità saranno trattati i Dati

Il trattamento dei Dati avverrà, nel rispetto delle disposizioni previste dal GDPR, mediante strumenti cartacei, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e, comunque, con modalità idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza in conformità alle disposizioni previste dall’articolo 32, GDPR.

7. A quali soggetti potranno essere comunicati i Dati e chi può venirne a conoscenza 

Per il perseguimento delle finalità descritte al precedente punto 4, i Dati saranno conosciuti dai dipendenti, dal personale assimilato e dai collaboratori del Titolare, che opereranno in qualità di persone autorizzate al trattamento dei dati, appositamente nominate e adeguatamente istruite.
Inoltre, i Dati saranno trattati da soggetti terzi appartenenti alle seguenti categorie:

1. soggetti di cui, a vario titolo, il Titolare si avvale per la gestione e l’organizzazione delle riunioni del Forum;

2. soggetti che forniscono servizi al Titolare per la gestione del sistema informatico e l’invio di newsletter, comunicazioni commerciali e l’archiviazione dei Dati;

3. autorità e organi di vigilanza e controllo, tra cui, se del caso, la Commissione europea. Qualora le riunioni del Forum in qualche modo afferissero a un progetto finanziato con fondi europei, la informiamo che il Titolare potrebbe essere tenuto a rispettare determinati obblighi di rendicontazione. Fermo restando che i report eventualmente condivisi di norma non conterranno dati personali (intesi quali informazioni direttamente o indirettamente riferibili a un interessato), segnaliamo ad ogni modo che, ove strettamente necessario per rispettare gli eventuali obblighi di rendicontazione, alcuni suoi Dati potrebbero essere condivisi con la Commissione europea.

I soggetti appartenenti alle categorie sopra riportate operano, in alcune ipotesi, in totale autonomia come distinti titolari del trattamento, in altre ipotesi, in qualità di responsabili del trattamento appositamente nominati dal Titolare nel rispetto dell’articolo 28, GDPR.
L’elenco completo e aggiornato dei soggetti a cui i Dati possono essere comunicati può essere richiesto contattando il Titolare o il DPO a uno dei recapiti indicati ai paragrafi 1 e 2 della presente Informativa.
Per le modalità di svolgimento e per le caratteristiche proprie degli incontri organizzati dal Titolare, alcuni Dati a lei relativi (nome, cognome, ente/organizzazione di appartenenza e/o ruolo, e-mail) potrebbero essere visibili da o comunque conoscibili agli altri partecipanti, tra cui l’Associazione Bancaria Italiana (“ABI”), alle riunioni del Forum e/o agli eventi e/o alle attività ad essi preliminari ai quali lei dovesse decidere di prendere parte.

8. Trasferimento di dati fuori dallo spazio economico europeo

I Dati trattati dal Titolare sono conservati su server ubicati in Italia o in Unione europea.
Fermo restando ciò, per il raggiungimento delle finalità di cui sopra, i Dati potrebbero essere trasferiti a soggetti stabiliti in paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo (“SEE"), che offrono al Titolare servizi connessi alle attività di trattamento effettuate.
Tale trasferimento, ove ricorra il caso, avverrà unicamente nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR e sarà disciplinato, a seconda dei destinatari, mediante il ricorso a clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea o, in alternativa, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione e/o di ogni altro strumento consentito dalla normativa di riferimento.
Potrà ottenere maggiori informazioni sul luogo in cui i Dati sono stati, se del caso, trasferiti, scrivendo al Titolare e al DPO agli indirizzi di cui ai paragrafi 1 e 2 della presente Informativa.

9. Quali diritti Lei ha in qualità di interessato 

Lei, in qualità di soggetto interessato dal trattamento, ha il diritto di:

• accedere ai Dati e richiedere copia degli stessi;

• chiedere la rettifica o l’aggiornamento dei Dati, ove inesatti o incompleti;

• domandare, al ricorrere di talune circostanze, la cancellazione dei Dati ovvero la limitazione del trattamento avente oggetto Dati;

• richiedere la portabilità dei Dati;

• opporsi al trattamento degli stessi (ove applicabile);

• revocare il consenso, laddove il trattamento dei Dati fosse fondato sulla predetta condizione di liceità.

Infine, potrà in ogni momento proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Al fine di ottenere maggiori informazioni in merito ai suoi diritti, può contattare il Titolare o il DPO agli indirizzi riportati nei paragrafi 1 e 2 della presente Informativa.

10. Disposizioni finali

Il Titolare si riserva il diritto di modificare e/o aggiornare la presente informativa.